Выбор используемых возможностей и настройка программы

В программе реализован широкий спектр возможностей, она рассчитана на ведение учета на предприятиях различного масштаба. Часть возможностей востребована всеми предприятиями практически без исключений, часть – только некоторыми. Поэтому при начале работы с программой можно явно указать, какая функциональность требуется для ведения учета на предприятии, где она внедряется; добавить ранее не востребованную функциональность или, наоборот, убрать неиспользуемую можно позже, когда учет в программе уже ведется.

При задействовании какой-либо возможности в интерфейсе программы появляются новые соответствующие команды, кнопки и т. п., становятся доступны новые объекты и функции (документы, справочники, начисления и т. д.). Если возможность не выбрана, то лишний, не востребованный в данный момент функционал в программе не отображается.

Таким образом, внешний вид и поведение программы могут различаться от предприятия к предприятию в зависимости от выбранных возможностей.

Примечание 1

Возможна и «тонкая донастройка» интерфейса: управлять им можно непосредственно, включая или выключая видимость разделов, элементов форм и т. п., а также меняя их расположение. Подробнее см. книгу «1С:Предприятие 8.3. Руководство пользователя».

Примечание 2

Внешний вид программы может также отличаться у разных пользователей – в зависимости от того, какие права доступа даны. Подробнее см. в приложении 2 «Сервисные возможности и администрирование».

Управление возможностями производится в специальных формах настройки программы (раздел НСИ и администирование, в разделах Кадры и Зарплата). В них сосредоточены все основные настройки, относящиеся ко всему предприятию. Эти формы позволяют просматривать и изменять настройки централизованно в любой момент работы с программой.

Некоторые возможности программы задействуются не централизованно из форм настройки, а непосредственно из форм объектов (карточки организации, подразделения, должности, начисления, зарплатного проекта и т. п.). Часть настроек устанавливается автоматически, без непосредственного участия пользователя, по результатам анализа вводимых в программу данных. Такие настройки в этой главе не упоминаются, а упоминаются в главах, относящихся к соответствующему функционалу. Например, настройка учетной политики конкретной организации рассматривается в следующей главе Описание структуры предприятия.

Возможности общего характера

Ведение штатного расписания

В программе можно вести штатное расписание. При описании позиции штатного расписания можно указать число вакансий по каждой позиции, задать состав и размеры начислений сотрудников, работающих на данной позиции.

Подробнее см. главу Ведение штатного расписания.

Ведение воинского учета

В программе можно:

■ вести воинский учет всех категорий сотрудников, подлежащих воинскому учету, и сотрудников, пребывающих в запасе;

■ готовить отчеты для военных комиссариатов, извещения о приеме на работу граждан, подлежащих воинскому учету, карточку учета организации и т. д.

Также можно вести учет граждан, стоящих на специальном воинском учете, забронированных за органами государственной власти, местного самоуправления или организациями на период мобилизации и на военное время или положение.

Подробнее см. главу Ведение воинского учета.

Работа на неполной ставке

В программе можно оформлять сотрудников на неполную ставку: предусматривать в штатном расписании неполные штатные единицы, оформлять кадровые приказы на занятие неполной штатной единицы, описывать графики неполного рабочего времени.

Эти особенности рассматриваются в главе Ведение штатного расписания, главе Учет кадров и формирование фонда оплаты труда, главе Учет времени.

Подработки

В программе также имеется возможность регистрировать краткосрочное расширение должностных обязанностей сотрудников без оформления приказов о приеме на работу по совместительству.

В отличие от доплаты за совмещение (рассмотрена далее), при оформлении подработки учитываются все особенности оплаты труда и рабочее время, обусловленные позицией штатного расписания, по которой оформляется подработка.

Использование подработок рассматривается в главе Учет кадров и формирование фонда оплаты труда.

Выплаты по договорам гражданско-правового характера

Наряду с трудовыми договорами с сотрудниками могут заключаться договоры гражданско-правового характера. Как правило, это договоры на выполнение конкретного объема работ в определенный срок.

В программе можно оформлять договоры на выполнение работ, оказание услуг и договоры авторского заказа.

Вопросы работы с такими договорами рассматриваются в главе Учет кадров и формирование фонда оплаты труда и главе Расчет зарплаты и взносов.

Примечание

Возможность регистрации выплат по таким договорам, как договор аренды автотранспорта, выбирается отдельно и рассматривается далее.

Учет займов, выдаваемых сотрудникам

В программе можно регистрировать займы, выдаваемые сотрудникам, как с целью погашения займа из зарплаты, так и для регистрации материальной выгоды в случае применения пониженного процента по займу.

Подробнее см. главу Займы сотрудникам и Кадровый учет и расчет заработной платы основной книги описания конфигурации.

Индексация заработка

В программе можно производить индексацию (повышение) заработка сотрудников в целом по организации, структурному подразделению или отдельным сотрудникам. Такая индексация учитывается при расчете среднего заработка для отпусков, командировок и т. п.

Вопросы применения индексации рассматриваются в главе Ведение штатного расписания, главе Учет кадров и формирование фонда оплаты труда, главе Отпуска, командировки и прочие отсутствия.

Несколько тарифных ставок для одного сотрудника

В программе имеется возможность назначать одновременно несколько тарифных ставок для одного сотрудника (например, при оплате по другому тарифу времени ремонта для водителей, дней в пути при работе вахтовым методом и т. п).

Эти особенности рассматриваются в главе Учет кадров и формирование фонда оплаты труда.

Краткосрочные изменения оплаты труда в зависимости от выполняемой работы

Если на предприятии практикуются частые массовые изменения условий оплаты труда, связанные не с изменением позиции, а с изменением места работы (станка, печи и т. п.), то их можно регистрировать специальным документом. Подробнее см. раздел Прочие изменения условий труда.

Несколько видов планового времени

В программе имеется возможность планировать в графике работы сотрудника несколько видов рабочего времени, в том числе в течение одного дня, и оплачивать это время по-разному. Например, если часть дня сотрудник работает на кассе, а другую часть – в торговом зале, или часть дней проводит на вахте, а другую часть – в пути.

Эти особенности рассматриваются в главе Учет времени.

Тарифные группы

В программе имеется возможность описывать тарифные группы (зависимость размера тарифа от разряда), использовать их при описании должности (или позиции штатного расписания) и помимо должности (позиции) сотрудника указывать его фактический разряд согласно указанной группе.

Работа с тарифными группами рассматривается в главе Учет кадров и формирование фонда оплаты труда.

Расчет и выплата зарплаты по организации в целом

Структура организации в программе описывается перечнем подразделений. При этом имеется возможность вводить некоторые списочные документы на отдельные подразделения – указывать в них подразделение и заполнять сотрудниками только выбранного подразделения. По умолчанию эта возможность задействована.

Если такая возможность не требуется, например, когда организация (каждая из организаций, если их несколько) небольшая и за расчет зарплаты в ней отвечает один человек, то ее можно отключить. Это позволит выполнять расчет и выплату зарплаты по всей организации сразу, не перегружая формы документов полем для выбора подразделения.

Вопросы описания структуры предприятия рассматриваются в главе Описание структуры предприятия.

Автоматический пересчет документов при их редактировании

По умолчанию в программе при редактировании того или иного значения в документах может выполняться автоматический пересчет связанных с этим значением сумм. Например, если изменить вручную результат расчета оклада в документе начисления зарплаты, в этом документе будет выполнен автоматический расчет процентных надбавок к окладу, а также НДФЛ, удержаний и страховых взносов.

Если на предприятии практикуется массовое редактирование непосредственно результатов расчета и автоматический пересчет документов выполняется с большими задержками, что доставляет неудобства, то эту возможность можно отключить в настройках расчета зарплаты. Пересчет документов можно будет выполнять отдельной кнопкой.

Почасовая оплата

В программе имеется возможность производить расчеты исходя не только из количества отработанных дней, но и из количества отработанных часов. При включении возможности почасовой оплаты становятся доступны начисления, рассчитываемые по тарифным ставкам исходя из количества часов. Также появляется возможность регистрировать внутрисменные отсутствия (отсутствие несколько часов в день) и учитывать их при начислении зарплаты.

Подробнее использование этих возможностей описано в главе Учет кадров и формирование фонда оплаты труда и главе Учет времени.

Кроме того, при выбранной возможности становятся доступны для задействования другие специфические возможности, связанные с почасовой оплатой.

Работа в ночные и вечерние часы

В программе можно предусматривать работу в ночные и вечерние часы в графиках работы, а также регистрировать такие фактически отработанные часы с целью начисления за них соответствующей оплаты.

Примечание

Размер доплаты за работу в ночное время по умолчанию составляет 20 %, в вечернее время – 10 %. При необходимости процент можно изменить в учетной политике организации.

Сверхурочная работа

В программе можно регистрировать приказ о сверхурочной работе и начислять за эту работу соответствующую оплату.

Переработки при суммированном учете времени

При суммированном учете рабочего времени нормальная продолжительность рабочего времени устанавливается в целом на учетный период (год, квартал и т. п.).

При этом возможны ситуации, когда сотрудники перерабатывают сверх предусмотренной для учетного периода нормы рабочего времени. Такое сверхурочное время при суммированном учете называют переработками.

В программе имеется возможность регистрации переработок с целью последующей оплаты. Кроме того, неоплаченные переработки предлагается компенсировать при увольнении сотрудника.

Дополнительные перерывы для кормления ребенка

В программе можно предусматривать в графиках работы дополнительные перерывы для кормления ребенка, а также регистрировать такие фактические перерывы с целью начисления за них соответствующей оплаты по среднему заработку и учета их специальным образом при последующем расчете среднего заработка.

Учет и оплата отсутствий

В программе всегда имеется возможность регистрировать и оплачивать такие отсутствия, как ежегодные оплачиваемые отпуска, отсутствие по болезни (больничные листы), отпуска по уходу за ребенком.

Возможность регистрации и оплаты отсутствий, рассмотренных ниже, включается при необходимости дополнительно. Использование этих возможностей описано в главе Отпуска, командировки и прочие отсутствия.

Учебные отпуска

В программе имеется возможность регистрировать дополнительные оплачиваемые учебные отпуска и производить их оплату по среднему заработку.

Дополнительные отпуска гражданам, подвергшимся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС

В программе имеется возможность регистрировать дополнительные отпуска гражданам, подвергшимся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС. Такие отпуска оплачиваются за счет федерального бюджета, средства выплачиваются уполномоченным органом.

Отпуска без оплаты

В программе имеется возможность регистрировать неоплачиваемые отпуска (например, предоставляемые по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам). Кроме того, в некоторых случаях работодатель обязан предоставить отпуск без сохранения заработной платы (например, работающим инвалидам, работающим пенсионерам и т. д., а также в связи с обучением).

Командировки

В программе имеется возможность регистрировать командировки, формировать соответствующие приказы и производить их оплату по среднему заработку.

Простои

В программе имеется возможность регистрировать простои на производстве. Оплата простоев выполняется по-разному в зависимости от причины простоя. Простой по вине работодателя оплачивается исходя из двух третей среднего заработка; оплата по не зависящим от работодателя причинам выполняется исходя из двух третей тарифной ставки; оплата простоя по вине работника не производится.

Прогулы и прочие неоплачиваемые неявки

В программе имеется возможность регистрировать неявки по невыясненным причинам. В дальнейшем причину можно уточнить и, возможно, сохранить за сотрудником заработок за этот период.

Отгулы

В программе имеется возможность при регистрации сверхурочной работы, переработок, работы в выходные и праздники выбрать вместо денежной компенсации последующее предоставление дополнительного дня отдыха (отгула).

Сам отгул можно зарегистрировать как одноименным документом, так и при регистрации отпуска.

Особые выплаты и начисления

Перечень доступных в программе видов начислений по умолчанию содержит минимальное их количество. Список расширяется как в результате выбора тех или иных возможностей, так и непосредственным добавлением в него начислений.

Для регистрации некоторых начислений и выплат доходов предусмотрены специализированные документы. Таким документам не обязательно может соответствовать начисление в списке начислений (подробнее см. приложение 1 «Настройка начислений и удержаний»).

Надбавка за вредность

Если указать, что на предприятии применяется надбавка за работу во вредных условиях, то в карточке должности или условий труда можно указать положенный процент надбавки и количество дней отпуска за вредность. При оформлении сотрудника на эту должность и назначении начислений надбавка и право на отпуск заполняются автоматически, с возможностью уточнения.

Работа в праздничные и выходные дни

В программе можно регистрировать приказы о работе в выходные или праздничные дни и начислять за эту работу соответствующую оплату.

Подробнее см. раздел 11.3 «Работа в выходные и праздничные дни».

Сдельный заработок

В программе можно назначать сотрудникам сдельную оплату труда, регистрировать и учитывать при оплате их сдельную выработку.

Подробнее см. главы Ввод данных для расчета зарплаты и Кадровый учет и расчет заработной платы основной книги описания конфигурации.

Материальная помощь

В программе имеется возможность регистрировать выплату сотрудникам материальной помощи, при необходимости облагать ее НДФЛ и страховыми взносами в соответствии с законодательством.

Подробнее см. главу Межрасчетные начисления и выплаты.

Примечание

Если материальная помощь начисляется сотруднику ежемесячно или ее размер необходимо рассчитывать в программе особым образом, а не вводить сумму вручную, то имеется возможность настроить ее непосредственно в списке начислений. Подробнее см. приложение 1 Приложение 1. Настройка начислений и удержаний.

Кроме того, есть возможность начислять материальную помощь при уходе в отпуск непосредственно при регистрации отпуска. По умолчанию размер помощи определяется кратно окладу, однако есть возможность изменить порядок расчета в настройках начисления.

Доходы в натуральной форме

В программе имеется возможность регистрировать получение сотрудниками прочих доходов в натуральной форме, таких как питание, путевки и т. п., с целью обложения их НДФЛ и страховыми взносами в соответствии с законодательством.

Подробнее см. главу Натуральные и незарплатные доходы.

Примечание

Следует различать доходы в натуральной форме и оплату труда в натуральной форме, применяемую, как правило, на сельхозпредприятиях.

Доплата за совмещение

В программе предусмотрена возможность назначить сотруднику доплату при совмещении им профессий (должностей), расширении зон обслуживания, увеличении объема работы или исполнении обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором.

Подробнее см. главу Учет кадров и формирование фонда оплаты труда.

Доплата до среднего заработка

В программе предусмотрена возможность назначить сотруднику доплату до среднего заработка при временном переводе на менее оплачиваемую работу и в других аналогичных случаях, предусмотренных законодательством или коллективным договором.

Подробнее см. главу Учет кадров и формирование фонда оплаты труда.

Доплата до среднего за дни болезни

В программе имеется возможность начислять доплату до полного среднего заработка за дни болезни непосредственно при вводе больничного листа, если такая доплата предусмотрена локальными нормативными актами.

Выплаты бывшим сотрудникам

В программе имеется возможность регистрировать выплаты бывшим сотрудникам, такие как сохраняемый заработок на период трудоустройства, выплата материальной помощи пенсионерам (для формирования отчетности по НДФЛ и т. п.).

Подробнее см. главу Натуральные и незарплатные доходы.

Призы и подарки сотрудникам

В программе имеется возможность регистрировать выдачу сотрудникам призов и подарков с целью обложения их НДФЛ и страховыми взносами в соответствии с законодательством.

Подробнее см. главу Натуральные и незарплатные доходы.

Регистрация прочих доходов

В программе имеется возможность регистрировать выплату прочих доходов, в том числе сторонним физическим лицам (аренда автотранспорта, выплата призов и т. д.) с целью обложения их НДФЛ и страховыми взносами в соответствии с законодательством.

Подробнее см. главу Натуральные и незарплатные доходы и Кадровый учет и расчет заработной платы описания конфигурации.

Удержания из зарплаты

В программе всегда имеется возможность зарегистрировать удержание за неотработанный (предоставленный «авансом») отпуск при увольнении сотрудника.

Другие виды удержаний задействуются либо выбором соответствующих возможностей, либо непосредственным добавлением удержания в список удержаний.

Вопросы назначения постоянных удержаний рассматриваются в главе Назначение удержаний.

Прочие настройки

Способ пересчета ставки в стоимость часа или дня

Выбранный способ может влиять на расчет таких начислений, как доплата за работу в ночные часы, сверхурочные работы и т. п. Эти особенности рассматриваются в главе Расчет зарплаты и взносов.

Состав совокупной тарифной ставки

Понятие совокупной тарифной ставки рассматривается в главе Учет кадров и формирование фонда оплаты труда.

Сведения для расчета общего среднего заработка принимать к учету для расчета пособий (и наоборот)

Если эксплуатация программы только начинается и данные не были перенесены из других программ, то сведения для расчета среднего заработка можно ввести в программу вручную в калькуляторах среднего заработка для отпусков и др. и для пособий ФСС.

Введенные данные будут сохранены и будут учитываться при последующих расчетах среднего заработка для этого сотрудника.

В общем случае расчетная база среднего заработка для отпусков, командировок и т. п. и для пособий за счет ФСС (больничных, отпусков по уходу) может отличаться.

Например, какие-то компенсации могут не учитываться при расчете среднего заработка для отпусков, но в то же время они могут облагаться страховыми взносами и поэтому учитываться при расчете среднего заработка для больничных.

Однако в большинстве случаев эти расчетные базы могут совпадать либо различаться незначительно лишь в некоторых месяцах.

Для исключения многократного ввода одних и тех же данных предусмотрена возможность сведения для расчета общего среднего заработка принимать к учету для расчета пособий (и наоборот).

При включенной возможности вводимые вручную данные о заработке будут автоматически заполнены не только при расчете следующих отпусков, командировок и т. п. для этого сотрудника, но и при расчете больничных и отпусков по уходу за ребенком (и наоборот). При необходимости в них может потребоваться исправить лишь некоторые суммы.

Контроль уникальности табельных номеров

Если настройка установлена, то при записи сотрудника производится проверка наличия других сотрудников с таким же табельным номером. В случае обнаружения таких сотрудников будет выдано сообщение, и сотрудник с повторяющимся номером записан не будет. Если настройка не установлена, то программа не препятствует записи разных сотрудников с одинаковым табельным номером.

Проверка соответствия фактического времени плановому

В некоторых случаях ранее запланированное время может отличаться от фактического в связи с краткосрочным изменением графика сотрудника. Например, при сменной работе один сотрудник выходит поработать за другого (за аналогичную подмену в будущем себя самого).

Для корректного учета в программе предполагается в таких случаях вносить изменения в график сотрудника с помощью документа Индивидуальный график. А при попытке зарегистрировать с помощью документа Табель явку в выходной по графику сотрудника (или наоборот) программа выдает соответствующее предупреждение.

Если по какой-то причине все же требуется регистрировать время документом Табель подобным образом, то проверку можно отключить.

Использование индивидуального графика при изменении нормы не с первого числа месяца

Эта настройка влияет на работу с документом Кадровый перевод и рассматривается в соответствующем разделе главы Учет кадров и формирование фонда оплаты труда.

Использование переноса остатков отпуска при увольнении переводом

Эта настройка позволяет в документе Перевод к другому работодателю вводить начальные остатки отпусков в новой организации в соответствии с остатками прошлой организации. Работа с этим документом рассматривается в соответствующем разделе главы Учет кадров и формирование фонда оплаты труда.

Учет специальностей сотрудников

В программе имеется возможность в информационных целях хранить сведения о том, какими специальностями должен владеть сотрудник для замещения той или иной должности.

При ее включении в карточке должности и позиции штатного расписания появляется возможность перечислить требуемые специальности.

При этом если используются тарифные группы (см. выше), то при вводе сведений об образовании сотрудника имеется возможность дополнить сведения о специальности полученным им разрядом (категорией). При оформлении сотрудника на должность (позицию), для которой указаны специальности, они будут сопоставлены и соответствующий разряд (категория) может быть заполнен автоматически.

Т-6 для отпусков по беременности и родам

В программе имеется возможность печати приказа Т-6 для отпусков по беременности и родам, а также отражения таких «отпусков» в личной карточке сотрудника. По умолчанию эта возможность выключена.

После ее включения в больничном листе с причиной нетрудоспособности «(05) Отпуск по беременности и родам» появляется возможность распечатать приказ по форме Т-6, а также этот «отпуск» начинает отражаться в соответствующем разделе карточки Т-2.

Представление сотрудников в отчетах и документах

Для быстрого визуального различения сотрудников, имеющих, например, несколько мест работы в организации (совместительство), или работающих только по договору ГПХ, или уже уволенных, есть возможность вручную указать дополнение к представлению в их карточках.

В программе также предусмотрена настройка, с помощью которой представление может формироваться автоматически в заданном формате.

По умолчанию выбран вариант «Фамилия Имя Отчество [дополнение]», где [дополнение] заполняется введенной в карточку строкой.

Однако если выбрать, например, вариант «Фамилия Имя Отчество (вид занятости, ув.) [дополнение]», то не придется вручную дополнять наименования для совместителей, договорников и уволенных сотрудников.

Программа сама будет добавлять подходящее дополнение в зависимости от текущего состояния сотрудника. При этом остается возможность указать любое другое дополнение вручную, и оно также будет учитываться при формировании наименования.

Настройки печатных форм и упорядочивания

По умолчанию в документах, которые заполняются списком сотрудников автоматически, сотрудники упорядочиваются по «приоритету» их позиции, т.е. по порядку подразделений и должностей, а уже потом по именам.

Настройка упорядочивания позволяет установить единый порядок сортировки по умолчанию сразу для всех документов и пользователей, если привычней и удобней просматривать списки в каком-то другом порядке, например по именам. Это позволяет не прибегать к настройке сортировки в каждом экземпляре документа.

Также доступны следующие настройки печатных форм:

■ выводить полные ФИО в списочных печатных формах,

■ удалять префиксы организации и ИБ из номера кадровых приказов,

■ выводить полную иерархию подразделений.